Как управлять дебиторкой во время пандемии? Часть 2

Теперь, когда вы провели анализ текущей дебиторки и дебиторов, необходимо настроить процесс работы, а точнее управления дебиторской задолженностью.

Представьте, вы отгрузили товар своему покупателю, и он обещал произвести оплату через 30 дней в соответствии с условиями контракта, но что-то пошло не так, и вот уже 45 день после отгрузки, а денег все нет. Тем не менее, вам надо платить зарплату своим сотрудникам, и расплатиться по договорам, где вы являетесь покупателем. Что же делать? – искать источники финансирования, например, заём.

Но чтобы избегать подобных ситуаций, или прогнозировать и минимизировать, необходимо внедрить систему управления дебиторской задолженностью.

Анализируй это

Итак, вернемся к нашему анализу. По контрагентам мы уже собрали информацию, теперь необходимо проанализировать по видам продукции, по менеджерам и регионам. И еще раз проанализировать контрагентов, которые исполняют свои обязательства – выделить ключевых и второстепенных.

Для этого можно использовать ABC-XYZ анализ. Для этого необходимо подготовить информационную базу – собрать данные об объеме реализации за период в разрезе каждого покупателя. Далее, делим всех покупателей на три группы:

• А – наиболее ценные клиенты, приносят 80% продаж. Мы можем и дальше продолжать давать им отсрочку (не забывая мониторить их состояние согласно плана, описанного в Части 1 этой статьи)
• В – клиенты, которые обеспечивают 15% продаж. Отсрочку им можно давать, но ее срок варьировать в зависимости от частоты и регулярности поставок.
• С – клиенты, которые дают 5% продаж. Надо переводить их на предоплату.

Далее строим матрицу – к А, В, С добавляем разрез по X, Y, Z, где Х – это клиенты со стабильным спросом и регулярными закупками, Y - менее стабильные, но предсказуемые, Z – разовые. Анализируем и наибольшее внимание уделяем тем дебиторам, которые находятся в квадрате A-X. Это самые крупные и стабильные клиенты, ваши надежные партнеры.

Старайтесь проводить подобный анализ постоянно, не менее 1 раза в месяц.

Финансовые показатели

Теперь считаем финансовые показатели – для этого возьмите в руки бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах вашей компании:

• Посмотрите на строки 1230 и 1520 - соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью должно быть примерно 0,9 – 1,1. Если дебиторская задолженность немного выше дебиторской, то у вас есть возможность покрывать вашу задолженность перед контрагентами за счет поступления оплат от дебиторов.
• Проведите анализ задолженности по срокам – для этого составьте реестр старения, в который по строкам внесите – название контрагента, сумма, период возникновения задолженности – до 30 дней, 30-90, свыше 90дней. Сделайте 2 таблицы – для дебиторской и отдельно для кредиторской задолженности. Благодаря этим реестрам, вы увидите какие суммы необходимы к погашению в ближайшее время, и какие суммы ожидаются к приходу. Если денег ожидается меньше, чем надо оплатить, стоит предпринимать действия для получения заемных средств.
• Рассчитайте отношение дебиторской задолженности к выручке и активам за несколько периодов – оно не должно увеличиваться с течением времени. Если это так, то существенная доля денег компании заморожена в долгах, и надо срочно начинать предпринимать меры по возврату дебиторской задолженности.
• Кроме того, рассчитайте оборачиваемость дебиторки в днях за несколько периодов по формуле: ОДЗ = Т / (В / ДЗс), где Т - длительность периода в днях, В - выручка за период, ДЗс - средняя дебиторская задолженность за период. Оборачиваемость должна оставаться на одном уровне или снижаться. Если растет – это повод обратить внимание менеджеров на работу с дебиторами.

Регламентация процесса

Опираясь на накопленный опыт работы с дебиторами, платежную дисциплину и результаты проведенных анализов, разработайте и опишите процесс работы с новыми и действующими покупателями. Опишите условия предоставления отсрочки платежа – срок и максимальный лимит, необходимость авансирования.

При заключении договоров с контрагентами постарайтесь включить в них максимально выгодные для вас условия. Если отсрочка обязательна, пропишите санкции или штрафы за просрочку.

Определите ответственных за возврат денег в счет дебиторской задолженности. Ваши сотрудники должны четко понимать, что именно они должны отслеживать сроки оплаты поставок и сроки поставки товаров, с выданными авансами. Для большей надежности, введите мотивацию для сотрудников – они должны быть материально заинтересованы, чтобы дебитор расплатился по своим долгам.

Определите порядок действий в случае просрочки – кто и какие способы использует, в каком порядке, и как часто. Например, менеджеру нужно позвонить и напомнить о сроках оплаты, добиться определенной даты погашения, если оплата не поступила в согласованный срок – направить письменную претензию, и приостановить запланированные в его адрес поставки до полного расчета. После возврата денежных средств следует пересмотреть условия коммерческого кредитования для этого покупателя.

Обозначьте в документе и действия в случае, если контрагент не реагирует на ваши претензии и не соблюдает никакие договоренности. Пропишите сроки и условия отправки предарбитражного напоминания и обращения в суд и/или продажи долга.

Резюме

1. Проводите подробный анализ дебиторов не реже 1 раза в месяц.
2. Ежемесячно анализируйте финансовые коэффициенты.
3. Разработайте и опишите процесс работы с дебиторами, в т.ч. порядок предоставления отсрочки платежа (каким дебиторам, на какой срок) и порядок работы с дебиторами.
4. Проверяйте надежность новых дебиторов и мониторьте изменения у старых.
5. Работайте на условиях отсрочки платежа только с важными для вашей компании дебиторами, и проверенными.
6. Закрепите за менеджерами ответственность за работу с дебиторами и обеспечения возврата денежных средств. При наступлении просрочек платежей используйте все доступные способы возврата – от переговоров, до суда, или продажи долга.
7. Если деньги нужны срочно – берите заём на закрытие других вопросов, и продолжайте работу с дебиторами.
8. Если не получится ни взыскать, ни продать просроченную дебиторку – списывайте на убытки, но до этого боритесь за свои деньги!